Comment se préparer à une foire commerciale ?

Mener une action de promotion en informant les acheteurs potentiels sur la participation à une foire commerciale particulière, est une importante activité de marketing qui permet d’accroître les ventes.   L’investissement dans des activités promotionnelles préliminaires offre à l’entreprise une bonne expérience et un meilleur résultat financier. Une étude récente a révélé qu'en général, les exposants à des foires commerciales procèdent à une activité promotionnelle avant l’exposition. Cependant, afin de susciter un intérêt plus élevé que la moyenne d’audience ou le niveau moyen de contact personnel, seuls 20% des exposants se sont engagés dans une campagne de promotion plus efficace.

  Il a été bien établi qu’une invitation personnelle est souvent la raison principale de la présence du visiteur à un stand. Les invitations personnelles ne doivent pas être prises pour de simples cartes postales indiquant l’emplacement du stand. Elles doivent être manuscrites, si possible et, présenter une raison convaincante incitant les visiteurs à se rendre au stand.

Nombreux visiteurs ne se rendent qu'au stand de l'entreprise dont ils ont reçu une invitation.

Certaines firmes vont jusqu’à faire suivre les envois d’invitations par des appels téléphoniques, pour s’assurer de leur réception et renforcer le slogan: « passez nous voir et discutons ensemble ».

  D’autres, envoient à leurs clients potentiels une partie d’un article qui nécessite le passage au stand pour recevoir le complément ou éventuellement un article de plus grande valeur.

  Sur chaque article doivent figurer: le nom de la société, le logo, le numéro de téléphone, l’adresse et l’emplacement du stand. Outre éveiller l’intérêt des gens avant et pendant la foire, ces articles sont emportés par les visiteurs de façon qu’ils se souviennent du produit ou du service offert lorsqu’ils seront rentrés chez -eux.

  La planification des opérations, qu’une firme peut employer pour atteindre les objectifs qu’elle s’est assignés en participant à une foire commerciale, est cruciale. Elle assure la protection de l’investissement et maximise les rendements. La désignation d’un coordinateur de l’exposition est essentielle pour le succès du plan d’opérations de la participation.

  Il appartient à cette personne de réserver le stand, de confirmer et de communiquer clairement les objectifs de participation, d’établir un budget détaillé, de contrôler les coûts, de confirmer la disponibilité des articles à exposer, d’exécuter le thème de l’exposition, d’organiser la conception et la construction du stand, de recruter le personnel, d’organiser sa formation, d’indiquer à chacun ses attributions, d’établir un tableau de roulement, de préparer et d’exécuter les activités promotionnelles, d’arranger le transfert et la manutention des produits à exposer et enfin de soumettre un rapport sur l’efficacité et le résultat de la préparation. Les entreprises intéressées par la participation à une foire commerciale doivent avoir à l’esprit que les organisateurs peuvent les aider dans tous les aspects, c’est-à-dire tout ce qui va du choix du stand à la documentation.


Quels sont les coûts occasionnés par la participation à une foire commerciale ?

L’établissement d’un budget détaillé qui servira de cadre à la préparation de l’exposition est essentiel.   Pour concevoir un budget expo compréhensif et réaliste, la méthode de travail doit être axée sur les tâches entraînant les étapes suivantes : · Définir clairement les objectifs à atteindre. · Dresser une liste indiquant toutes les tâches à entreprendre pour atteindre ces objectifs. · Estimer les coûts engendrés par la participation à l'exposition.

  Pour savoir si un exposant n’a fait ni excès ni déficit de dépenses liées aux activités de participation à une foire, il faut dresser une liste détaillée des dépenses consacrées à l'exposition et des ressources affectées proportionnellement à chaque activité.

La liste ci-dessous tente de présenter les coûts occasionnés par l’exposition.

Frais du stand :

  Location de l’espace, conception et construction du stand, électricité, gaz, eau, téléphone, téléfax, graphiques et ameublement, couverture du sol, équipement, décoration florale, transport, frais de levage et de manutention, assurances, stockage et service de sécurité.

Frais de personnel :

Activités de formation, frais d’hôtel, uniformes, badges, laissez-passer et divertissement.

Frais de promotion :

  Préparation et publication des communiqués de presse, conférences de presse, séminaires, conception et production des catalogues de vente, CD, vidéos, parrainage d’évènements, campagne publicitaire, cadeaux, souvenirs et photographies.


Comment réussir la participation à une foire commerciale ?

L’expérience a révélé que la plupart des acheteurs se servent des foires commerciales comme une source d’informations de base lors des prises de décisions d’achat annuelles. Le stand à une exposition en dit long sur les capacités, l’efficacité et l’engagement de l’entreprise.   L’exportateur doit considérer le stand comme un premier contact. Par conséquent, la première impression est essentielle pour attirer les clients potentiels. Les entreprises disposant d’un espace limité peuvent prendre part à des expositions en utilisant de bonnes conceptions techniques et un personnel bien formé. Les petites sociétés peuvent utiliser des techniques simples pour construire un stand capable d’attirer le public.

  Le stand à une exposition est un moyen d’expression. Il doit être conçu de manière à pouvoir transmettre rapidement l’image de l’entreprise, produire un solide impact visuel aux visiteurs et projeter en un coup d’œil l'image du produit offert. Il doit remplir le double rôle, être une bonne vitrine pour les produits et les services exposés et en même temps, servir de plate-forme efficace pour les démonstrations, les discussions d'affaires et les ventes. Il a été prouvé que les firmes exposant à des foires commerciales ont environ sept secondes pour capter l’intérêt des passants devant leur stand.

  L'aménagement a un effet considérable sur l'image globale du stand. Les chaises empêchent les visiteurs d'examiner le produit et encouragent le personnel à s'asseoir.
Le but de l'exposition est d'essayer de vendre le produit et non d'offrir une place de détente aux personnes fatiguées.

  La documentation professionnelle utilisée doit être de bonne qualité. De nombreux biens sont exposés autour de stations de documentation qui apparaissent souvent comme le point central du stand, permettant ainsi aux clients d'examiner en profondeur le produit.

  Le stand ne doit pas donner un aspect désordonné. Il doit comprendre suffisamment d'espace pour que les visiteurs puissent voir et examiner le produit. Les clients doivent être encouragés à manipuler le produit, car en général, les gens sont méfiants envers les produits exposés sur lesquels est inscrit: "ne pas toucher". De ce fait, il est conseillé de ne pas exposer de produit qui ne doit pas être touché.

  Les clés du succès résident en un personnel professionnel, aimable, approchable et bien informé sur les produits ou services de l'entreprise, et la prise en compte des spécificités culturelles des pays de la clientèle cible.

Quels sont les critères nécessaires pour cibler une foire ?

Pour sélectionner le salon (ou la foire) le (la) plus adapté(e) aux besoins d’une entreprise, quelques critères clés doivent être considérés : · le sérieux des organisateurs : leur historique, le patronage par une fédération spécialisée et l’avis des experts. · Le thème de l’exposition : les entreprises ont intérêt à privilégier les expositions sectorielles aux dépens des expositions non spécialisées.

· le sérieux des organisateurs : leur historique, le patronage par une fédération spécialisée et l’avis des experts.

· Le thème de l’exposition : les entreprises ont intérêt à privilégier les expositions sectorielles aux dépens des expositions non spécialisées.

· Le nombre de visiteurs : ce critère doit être considéré avec beaucoup de discernement car la qualité ne préjuge en rien la quantité et inversement. Toutefois, s’adresser aux visiteurs dans leurs langues et éditer des brochures techniques et publicitaires adaptées, sont une précaution commerciale.

· Le nombre de participants et leurs natures : quantitativement et qualitativement, le nombre des participants constitue un bon critère pour cibler une foire. Trop d’exposants appartenant à des secteurs variés voire non complémentaires, risque de ne pas réaliser les objectifs de la participation.

· Le rapport coût de participation / résultats escomptés : bien qu’il soit difficile d’évaluer les effets escomptés d’une participation à une foire, l’entreprise peut à partir de ses participations antérieures évaluer ce rapport et décider de l’efficacité d’une telle action.